Toute entreprise possède des documents, quel que soit son secteur d’activité. C’est une réalité de la vie économique. De plus en plus d’entreprises choisissent de traiter les documents par voie électronique et de se passer de papier dans la mesure du possible. Cependant, toutes les entreprises n’ont pas réussi à maîtriser la gestion des documents numériques. C’est là qu’un système de gestion de documents électroniques entre en jeu.
FAQ sur la gestion des documents : De la dématérialisation à la mise en route
Un professionnel propose des solutions qui accélèrent vos processus documentaires et facilitent la capture, la gestion et la distribution de vos documents sous forme numérique. Nous relayons ici les réponses aux questions les plus courantes que nous recevons des futurs clients. Nous espérons que cette FAQ vous aidera à décider si la mise en œuvre d’un système de gestion électronique de documents est le bon choix pour votre entreprise.
Pourquoi aurions-nous besoin d’un système de gestion électronique des documents ?
En termes simples, un système de gestion électronique de documents est le moyen le plus efficace de capturer, gérer et distribuer des documents.
Grâce à lui, vous pourrez :
- Retrouver des documents plus rapidement que jamais.
- Vous saurez toujours ou se trouvent vos documents
- Réduire les couts de papier, d’impression et de stockage
- Gagner du temps et améliorer la productivité.
Combien de temps allons-nous réellement gagner ?
Plus de temps que vous ne le pensez. Un employé type passe 30 à 40 % de son temps à chercher des documents dans les courriers électroniques, les disques durs et les classeurs. Ce chiffre ne tient pas compte du temps nécessaire pour numériser, copier, envoyer ou classer à nouveau le document. Ne serait-il pas agréable de récupérer ce temps et de l’utiliser à meilleur escient ? Avec le bon système de gestion des documents, c’est possible !
Le passage au zéro papier est-il un objectif réaliste ?
Il est possible que votre bureau ne soit jamais complètement sans papier. Mais vous pouvez réduire votre dépendance au papier en supprimant le papier de vos principaux processus documentaires. Les documents qui arrivent par voie électronique resteront électroniques. Les documents papier peuvent être capturés numériquement, puis déchiquetés et recyclés en toute sécurité. Une fois qu’un document est capturé électroniquement, il n’y a plus besoin de papier. Les documents peuvent être acheminés numériquement pour approbation dans le système de gestion des documents. De plus, la livraison automatique élimine la nécessité d’imprimer le document final pour les clients ou les fournisseurs.
Mais nous numérisons déjà les documents. N’est-ce pas suffisant ?
La numérisation des documents ne prend en charge qu’un seul type de contenu – le papier – et le papier n’est pas le seul moyen par lequel les documents arrivent dans votre entreprise.
Que faites-vous pour le reste des documents ?
La numérisation ne prend pas en charge les courriers électroniques, les fichiers PC et réseau, les fichiers spoolés, les rapports IBM i, etc. Mais un système de gestion électronique des documents le peut. Il numérise chaque document, ajoute une indexation et stocke tous les documents dans un dépôt central.
Y a-t-il des limites aux documents qui peuvent être capturés dans le système ?
Il n’y a aucune limite ! Tous les documents dont vous disposez peuvent être capturés dans un système de gestion de documents. Et tout signifie que tout – des fichiers spoulés IBM i aux PDF en passant par les rapports générés par votre système de planification des ressources d’entreprise (ERP) – est stocké dans un référentiel central. Vous n’aurez plus jamais à passer par plusieurs systèmes pour obtenir vos informations.
Comment fonctionne l’indexation ?
Les documents sont indexés lorsqu’ils entrent dans votre système, de sorte que toute recherche pertinente (date, nom, etc.) permet de trouver le bon document. Cela peut se faire automatiquement via la reconnaissance optique de caractères (OCR), les codes-barres ou l’intégration d’applications lorsqu’un document est numérisé. Dans ce cas, le logiciel analyse automatiquement le texte du document et l’insère dans les champs d’indexation. De plus, vous pouvez exécuter des contrôles sur les dossiers et les emplacements pour saisir et indexer automatiquement les informations dans votre système.
Est-il possible d’automatiser la capture de documents et de données ? Et jusqu’où peut-on aller dans l’automatisation ?
Vos processus de capture peuvent être automatisés pour répondre aux besoins de votre entreprise. L’automatisation de la capture des documents peut se traduire simplement par l’intégration de l’indexation. Vous pouvez définir des règles pour enregistrer automatiquement les informations, par exemple toutes les informations envoyées à une certaine adresse électronique. L’automatisation de la capture peut également passer à un niveau supérieur pour s’adapter au volume des documents de votre entreprise. Par exemple, si vous avez un très gros volume de documents, vous voudrez passer au niveau supérieur : la capture intelligente. La capture intelligente (aussi appelée capture avancée) est totalement autonome : le système fait le travail à votre place.
Qu’en est-il des signatures ? Peut-on aussi les capturer électroniquement ?
Bien sûr ! L’un des grands avantages d’un système de gestion des documents est que vos documents n’ont plus besoin d’être créés sur papier. Au lieu de cela, vos documents peuvent rester électroniques et une signature peut être capturée sous forme “humide” (signature réelle sur un dispositif) ou sous forme d’épingle – sans même quitter votre système de gestion de documents.
Je sais déjà comment trouver mes documents. Comment la gestion des documents va-t-elle m’aider ?
Vous savez peut-être comment trouver vos documents, mais cela ne veut pas dire que quelqu’un d’autre le saura. La gestion documentaire peut être véritablement standardisée dans toute votre entreprise. Lorsque les documents sont capturés et indexés de manière cohérente, il est facile pour quiconque de trouver n’importe quel document, aujourd’hui et à l’avenir.
Attendez : Tout le monde peut trouver des documents ? Qu’en est-il des documents qui doivent rester sécurisés ?
Toute personne autorisée peut trouver des documents. Les documents peuvent être sécurisés par l’autorité de l’utilisateur, ce qui signifie qu’ils peuvent être rendus accessibles à quelques personnes seulement. Il suffit d’utiliser un administrateur Web à interface graphique pour définir les autorisations pour les dossiers, les utilisateurs et les groupes.
Est-il vraiment facile d’assurer le suivi des documents dans un système de gestion des documents ?
Incroyablement facile ! En normalisant la capture des documents, la gestion des documents est simplifiée. Vous n’aurez plus à vous soucier de perdre ou d’égarer un document. Les documents sont automatiquement indexés, de sorte que toute recherche pertinente permet de trouver immédiatement le document dont vous avez besoin. Le contrôle de version empêche la modification ou l’écrasement d’un document sans autorisation. Si l’autorisation est accordée à un utilisateur, le système enregistre automatiquement les modifications, ce qui permet de savoir clairement ce qui a été modifié et quand.
Les outils de flux de travail intégrés facilitent l’acheminement des documents et permettent de savoir où ils en sont dans un processus. S’il y a un goulot d’étranglement, vous le saurez. La livraison de documents numériques est une évidence. Nous envoyons déjà des documents par courrier électronique. Pourquoi utiliser un système de gestion électronique des documents ?
Pour accélérer vos processus !
Un système de gestion électronique de documents peut automatiser les processus de livraison de documents tels que les rapports de fin de mois ou trimestriels. Au lieu d’envoyer manuellement un rapport à chaque fois, vous pouvez définir des règles qui permettront d’envoyer automatiquement ce rapport aux destinataires nécessaires, sans que vous ayez à intervenir. De plus, lorsque vous envoyez un rapport via le système de gestion des documents, celui-ci en capture automatiquement une copie à des fins d’archivage. Un article proposé gratuitement à notre rédaction par evok, expert en GED M files, voir https://theoueb.com/site-16487-evok pour en savoir plus !